Bike-Packer maakt fietstochten toegankelijk voor iedereen met Booqable

Bike-Packer is een non-profit fietsverhuur organisatie gevestigd in België met een eenvoudige maar impactvolle missie: fietstochten toegankelijk en betaalbaar maken voor iedereen. Bike-Packer werd opgericht tijdens de COVID-19 pandemie door drie universiteitsvrienden en stelt reizigers en de lokale bevolking in staat om de prachtige landschappen van België op twee wielen te verkennen zonder het gedoe van dure apparatuur of ingewikkelde planning.

Van het bescheiden begin met pen en papier tot het beheren van een volledig operationeel online fietsverhuursysteem, heeft Booqable invloed gehad op Nina’s reis om Bike-Packer tot leven te brengen.

Van universiteitsvrienden tot oprichters van een non-profit bedrijf

Bike-Packer werd geboren uit een gedeelde passie voor fietsen en een verlangen om anderen het plezier van het fietsen te laten ontdekken. Tijdens de eerste dagen van de COVID-19 pandemie realiseerde het team zich hoe moeilijk het was voor mensen om fietstochten te beginnen als ze geen toegang hadden tot materiaal of fietsvrienden om hen te begeleiden.

Nina vertelde: “We begonnen met bikepacking tijdens COVID en merkten al snel dat, voor beginners, de kosten van het kopen van fietsen en uitrusting in één keer moeilijk waren. Daarom wilden we een non-profit organisatie oprichten om fietstochten voor iedereen makkelijker te maken.”

In het begin waren hun activiteiten ongelooflijk eenvoudig. Nina en haar vrienden verzamelden een handvol tweedehands fietsen en leenden ze uit via een rudimentair proces van pen, papier en lange e-mails. Klanten deden navraag, reserveerden een fiets en haalden hem op in Brussel, waarbij vaak uitgebreide heen-en-weer communicatie nodig was om de details af te ronden.

Hoewel deze vroege inspanningen een klein aantal mensen hielpen om van fietsavonturen te genieten, werd het duidelijk dat Bike-Packer’s missie alleen kon groeien met betere hulpmiddelen. Het handmatig beheren van de inventaris leidde tot conflicten in de planning, dubbele reserveringen en administratieve stress voor het team.

Nina voegde eraan toe: “We hadden de fietsen, maar we hadden een manier nodig om alles te organiseren, vooral toen we sneller groeiden dan we verwachtten.”

Schaalvergroting met Booqable: van e-mails naar online reserveringen

Naarmate Bike-Packer groeide, werden hun kleinschalige handmatige processen al snel onhoudbaar. Het groeiende aantal klanten dat fietsen wilde huren, betekende dat ze een systeem nodig hadden om reserveringen te beheren, overboekingen te voorkomen en de dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen. Toen ontdekten ze Booqable.

Nina legt uit: “Het eerste jaar deden we het zonder Booqable, maar het was erg klein, slechts een paar fietsen en niet veel klanten. Als we niet waren overgestapt op Booqable, hadden we onmogelijk kunnen groeien tot wat we nu zijn.”

Het reserveringssysteem van Booqable heeft de workflow van Bike-Packer onmiddellijk veranderd. Met de mogelijkheid om elke fiets in hun inventaris te registreren en te volgen, konden Nina en het team in real-time zien welke fietsen beschikbaar waren. Dit verminderde het aantal fouten drastisch en maakte het boekingsproces sneller voor klanten.

Een opvallende functie voor Bike-Packer was het voorraadbeheersysteem van Booqable. Hiermee konden ze de beschikbaarheid van elke fiets bijhouden, dubbele boekingen voorkomen door alle reserveringen te synchroniseren en eenvoudig de voorraad bijwerken voor reparaties, onderhoud of extra fietsen.

“Zonder Booqable zouden we nooit zoveel fietsen kunnen verhuren als nu,” voegde Nina eraan toe, “het heeft ons zoveel tijd en stress bespaard.”

Door deze taken te automatiseren, kon het Bike-Packer team zijn activiteiten uitbreiden en tegelijkertijd trouw blijven aan zijn missie van toegankelijkheid en betaalbaarheid.

Eenvoudige WordPress integratie, geen technische kennis vereist

Een van de meest indrukwekkende aspecten van de reis van Bike-Packer is hoe drie vrienden zonder technische achtergrond met succes een online boekingssysteem bouwden. Door Booqable te integreren met hun WordPress website kon Bike-Packer een vlotte, professionele ervaring creëren voor klanten die online fietsen willen reserveren.

Nina vertelde hoe intuïtief het proces was: “We hebben geen technische achtergrond, dus we hadden iets eenvoudigs nodig. De integratie van Booqable met onze WordPress website was heel eenvoudig voor ons team.”

Dankzij Booqable’s WordPress-integratie kon Bike-Packer genieten van een naadloze installatie. Het team volgde de gebruiksvriendelijke handleidingen van Booqable om hun inventaris te verbinden met hun WordPress website. Dankzij de geïntegreerde betalingen van Booqable kunnen klanten nu hun fietsen bekijken, boeken en betalen zonder te wachten op bevestigingsmails.

Het verbeterde systeem maakte het boeken van fietsen een fluitje van een cent voor reizigers. In plaats van lange e-mails te sturen of te wachten op antwoorden, konden klanten nu binnen enkele minuten hun favoriete fietsen, data en betalingsopties kiezen.

Het hele jaar door boekingen van reizigers van over de hele wereld

Terwijl Bike-Packer vooral actief is tijdens de lente- en zomerseizoenen in België, heeft het reserveringssysteem van Booqable het mogelijk gemaakt om het hele jaar door boekingen te accepteren. Deze functie is van onschatbare waarde gebleken, vooral voor reizigers uit het buitenland die hun reizen maanden van tevoren plannen.

“Amerikanen bijvoorbeeld boeken veel van tevoren. Ze boeken nu al voor de volgende zomer. Zonder Booqable zou het moeilijk zijn om al deze toekomstige bestellingen zo ver vooruit te beheren,” legt Nina uit.

Met Booqable kan Bike-Packer al maanden van tevoren boekingen accepteren voor toekomstige data, de seizoensvraag monitoren met behulp van ingebouwde rapportagefuncties en voorraadaanpassingen plannen om ervoor te zorgen dat de fietsen klaar zijn voor piekseizoenen.

Tijdens de rustigere wintermaanden helpt het boekingssysteem van Booqable Bike-Packer om georganiseerd en voorbereid te blijven op de drukke maanden die komen gaan. Ze kunnen hun openingstijden aanpassen naar kortere dagen, snel een winterkorting invoeren en bepaalde fietsen uit de voorraad halen voor onderhoud.

Betaalbare en toegankelijke fietstochten mogelijk maken

Vandaag floreert Bike-Packer als een non-profit organisatie die mensen helpt om onafhankelijke fietsavonturen aan te gaan in heel België. Met fietsen die opgehaald kunnen worden in Brussel, kunnen reizigers de schilderachtige routes van België verkennen, inclusief bestemmingen zoals Leuven, Brugge, de regio Namen en zelfs Luxemburg, en dat alles tegen een betaalbare prijs.

Booqable speelt een vitale rol in het betaalbaar en efficiënt houden van Bike-Packer’s activiteiten. Door het verminderen van de administratieve overhead en het elimineren van handmatige boekingsfouten, is het team in staat geweest om zich te concentreren op het leveren van uitstekende service en het handhaven van toegankelijke prijzen.

Nina legt uit: “In België is het vrij eenvoudig om fietsen mee te nemen in de trein. We bieden alle informatie om mensen te helpen zelfstandig te reizen, maar we organiseren geen rondleidingen. Ons doel is om mensen de vrijheid en de middelen te geven om bikepacking op eigen houtje te ontdekken.”

Van het beheren van een handvol fietsen met pen en papier tot het runnen van een volwaardig online reserveringssysteem, Bike-Packer’s verhaal is er een van groei, passie en toegankelijkheid. Booqable heeft een sleutelrol gespeeld in het helpen van deze kleine non-profit met het opschalen van haar activiteiten en het bereiken van haar doel om bikepacking betaalbaar te maken.

Zoals Nina zegt: “Zonder Booqable hadden we niet zo ver kunnen groeien”.