Les dépôts de garantie protègent les entreprises de location contre les dommages et les pertes. Cependant, la collecte, la conservation et la restitution des dépôts de garantie prennent du temps et créent des frictions avec les clients. Les pré-autorisations offrent une meilleure façon de gérer les dépôts de garantie en réservant temporairement des fonds sur la carte de crédit d’un client sans la débiter. Ce guide explique comment fonctionnent les pré-autorisations, leurs avantages et comment les mettre en place dans Booqable.
Qu’est-ce qu’une pré-autorisation ?
Une pré-autorisation de carte de crédit, également appelée retenue, réserve temporairement des fonds sur la carte de crédit d’un client sans la débiter. Elle permet au client de disposer d’un crédit suffisant pour couvrir d’éventuels dommages, mais aucun argent ne change de mains tant qu’il n’en a pas besoin. Voici une comparaison rapide entre les dépôts de garantie traditionnels et les préautorisations :
Dépôts de garantie traditionnels:
- L’argent quitte le compte du client
- Traitement manuel des remboursements
- Jours ou semaines pour les remboursements
- Risques liés à la manipulation d’espèces
- Transactions distinctes à suivre
Autorisations préalables:
- Pas de mouvement d’argent sauf en cas de besoin
- Libération automatique des retenues
- Disponibilité immédiate des fonds
- Pas de manipulation d’espèces
- Flux d’une seule transaction
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Comment fonctionnent les pré-autorisations pour la location de matériel ?
Le processus d’autorisation préalable par carte de crédit est simple. Voici comment il fonctionne pour les entreprises de location de matériel :
- Lors du traitement d’une réservation, vous bloquez la carte de crédit du client pour le montant du dépôt de garantie.
- Cette retenue reste active pendant la période de location.
- Si l’équipement est restitué en bon état, vous pouvez lever la retenue immédiatement.
- En cas de dommage, vous pouvez prélever le montant nécessaire sur la retenue pour couvrir les frais de réparation ou de remplacement.
Ce système transparent garantit que les fonds sont disponibles sans nécessiter d’étapes supplémentaires telles que des remboursements ou un suivi manuel.
Avantages pour les entreprises de location
Les autorisations préalables simplifient la gestion des dépôts de garantie. Vous n’avez pas besoin de traiter manuellement les remboursements par l’intermédiaire de votre banque. Les retenues et les libérations se font automatiquement par le biais de votre processeur de paiement.
Elles réduisent également le travail administratif. Au lieu de gérer des transactions distinctes pour les dépôts de garantie, les autorisations préalables s’intègrent à votre flux de paiement habituel. Le système s’occupe de tout, depuis la mise en place des retenues jusqu’à leur libération lorsque les locations sont terminées.
Les préautorisations rationalisent l’ensemble du processus de dépôt de garantie. Au-delà de l’automatisation de base, elles offrent
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Conciliation plus rapide: Comme il n’y a pas de mouvement d’argent à moins qu’il y ait des dommages, vos livres restent plus propres et les audits deviennent plus simples.
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Vous ne stockez pas de données de paiement sensibles et ne manipulez pas d’argent liquide, ce qui réduit les risques de fraude et les problèmes de sécurité.
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Gestion flexible des risques: Ajustez les montants retenus en fonction de l’historique de location, de la valeur de l’équipement ou du statut du client. Pour les locations à haut risque, vous pouvez augmenter les retenues ou les réduire pour les clients de confiance.
Une meilleure expérience client
Les clients préfèrent les autorisations préalables car leur argent reste sur leur compte. Avec les dépôts de garantie traditionnels, les clients perdent l’accès à ces fonds jusqu’à ce que vous procédiez au remboursement. Les préautorisations réduisent temporairement leur crédit disponible. Cela réduit la pression financière, en particulier pour les clients qui effectuent plusieurs locations.
Les autorisations préalables vous donnent un avantage concurrentiel. Alors que d’autres entreprises de location font attendre les clients plusieurs jours pour le remboursement de leur dépôt de garantie, vos clients gardent leur argent sur leur compte. Cela améliore la satisfaction et encourage les clients à revenir.
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Une protection contre les risques sans tracas
Les autorisations préalables offrent la même protection que les dépôts en espèces. Vous pouvez toujours facturer les dommages si nécessaire. Mais elles éliminent les difficultés liées à la collecte et à la restitution des dépôts de garantie. Elles réduisent également les litiges. Comme il n’y a pas de frais réels tant qu’il n’y a pas de dommages, les clients sont moins susceptibles de contester des frais de dommages légitimes. En outre, les clients sont immédiatement informés des retenues, ce qui garantit la transparence et renforce la confiance.
Voici les réponses aux questions les plus courantes sur les autorisations préalables :
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Fonds insuffisants: Si un client n’a pas de crédit disponible pour la retenue, vous le saurez immédiatement lors de la vérification, avant que l’équipement ne quitte votre établissement.
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La plupart des pré-autorisations durent 7 jours, en fonction de votre processeur de paiement.
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Contestations: Les clients ne peuvent pas contester les retenues puisqu’il n’y a pas de frais. Ils ne peuvent contester que les frais saisis, que vous ne traiterez qu’en cas de dommage.
Mise en place d’autorisations préalables
La mise en place d’une pré-autorisation est rapide et facile grâce à l’intégration de Stripe dans Booqable. Suivez les étapes suivantes :
- Connectez votre compte Stripe à Booqable
- Configurez vos montants de dépôt de garantie pour chaque produit
- Booqable gérera automatiquement les pré-autorisations à travers Stripe
Une fois connecté, les pré-autorisations se font de manière transparente pendant le processus de paiement de l’équipement. Booqable se coordonne avec Stripe pour placer et libérer les retenues au bon moment, de sorte que vous n’avez pas besoin de gérer quoi que ce soit manuellement.
Passer à l’action
Passer des dépôts de garantie traditionnels aux pré-autorisations via Booqable et Stripe simplifie votre flux de travail. Commencez par quelques locations test pour vous familiariser avec le système. Observez comment les pré-autorisations apparaissent à la fois dans Booqable et dans votre tableau de bord Stripe.
Les pré-autorisations modernisent la façon dont les entreprises de location gèrent les dépôts de garantie. Elles protègent vos actifs tout en créant une expérience plus fluide pour les clients. Avec l’intégration de Stripe dans Booqable, vous obtenez ces avantages sans aucune complexité dans le traitement des paiements.
